COMUNIDADES CONSTITUÍDAS

SERVICIOS PARA COMUNIDADES YA CONSTITUÍDAS 

Emisión y gestión de cobro de los recibos mensuales:

La emisión y gestión de los recibos mensuales es una tarea fundamental en la administración de una comunidad de propietarios. Consiste en generar los recibos correspondientes a las cuotas de los propietarios, en base al presupuesto aprobado, y enviarlos a cada uno de ellos. Además, implica realizar un seguimiento de los pagos, registrar los ingresos en la contabilidad de la comunidad y gestionar los cobros pendientes, enviando recordatorios y, en caso necesario, tomando medidas para la reclamación de deudas.

Control y pago de todas las obligaciones económicas:

La administración de una comunidad de propietarios implica el control y pago de todas las obligaciones económicas contraídas. Esto incluye el pago de facturas por servicios contratados, como los de limpieza, mantenimiento, seguridad, suministros, seguros, entre otros. El administrador de la comunidad debe verificar y contabilizar correctamente todas las facturas recibidas, asegurándose de que los pagos se realicen de manera oportuna y de acuerdo con el presupuesto establecido.

Envío trimestral de un informe de gastos e ingresos:

Para mantener a los propietarios informados sobre la situación financiera de la comunidad, es común enviar un informe trimestral de gastos e ingresos. Este informe detalla los gastos realizados durante el período, así como los ingresos recibidos, proporcionando una visión clara de la gestión económica de la comunidad. Esta transparencia contribuye a generar confianza y permite a los propietarios estar al tanto de cómo se administran los recursos comunes.

Liquidación anual de ingresos y gastos distribuidos en función de los correspondientes coeficientes de participación y envío de copia a todos los propietarios:

La liquidación anual de ingresos y gastos es un proceso en el cual se realiza un cierre contable al finalizar el ejercicio fiscal de la comunidad. Durante este proceso, se calcula el resultado económico de la comunidad, teniendo en cuenta los ingresos y gastos acumulados. El resultado se distribuye entre los propietarios en función de los coeficientes de participación establecidos en la escritura de división horizontal. Una vez realizada la liquidación, se envía una copia a todos los propietarios para su conocimiento y transparencia.

Elaboración del Presupuesto Anual:

La elaboración del presupuesto anual es una tarea clave en la administración de una comunidad. Consiste en estimar los gastos e ingresos esperados para el próximo ejercicio fiscal. El presupuesto incluye los gastos comunes necesarios para el mantenimiento y funcionamiento de la comunidad, así como los ingresos provenientes de las cuotas de los propietarios. La elaboración del presupuesto se basa en el análisis de los gastos históricos, las necesidades de la comunidad y las previsiones de gastos futuros.

Confección de las convocatorias a Juntas Generales, Ordinarias y Extraordinarias:

El administrador de la comunidad es responsable de la confección de las convocatorias a las Juntas Generales, tanto ordinarias como extraordinarias. Las convocatorias incluyen la fecha, hora y lugar de la reunión, así como el orden del día, que debe contemplar todos los asuntos a tratar. Estas convocatorias se envían a todos los propietarios con suficiente antelación, de acuerdo con lo establecido en la legislación aplicable.

Redacción y envío de las Actas y transcripción al Libro de Actas:

Durante las Juntas Generales, el administrador de la comunidad es responsable de redactar las actas, que son el registro oficial de las decisiones y acuerdos tomados en la reunión. Una vez redactadas, las actas se envían a todos los propietarios para su conocimiento y posteriormente se transcriben al Libro de Actas de la comunidad, cumpliendo con los requisitos legales establecidos.

Solicitud de presupuestos para obras a realizar en la Comunidad y seguimiento de su ejecución:

Cuando se requiere realizar obras en la comunidad, el administrador tiene la responsabilidad de solicitar presupuestos a diferentes proveedores o contratistas. Esto implica buscar opciones, recopilar propuestas y comparar precios y condiciones. Una vez seleccionado el presupuesto más adecuado, se procede a la contratación y el administrador realiza un seguimiento de la ejecución de las obras para garantizar que se realicen de acuerdo con lo acordado y dentro de los plazos establecidos.

Asesoramiento laboral, confección y pago de nóminas y seguros sociales de los empleados de la Comunidad, así como de las declaraciones de I.R.P.F.:

En el caso de que la comunidad cuente con empleados, como personal de limpieza o conserjería, el administrador puede brindar asesoramiento laboral. Esto implica la gestión de las nóminas de los empleados, el cálculo y pago de los seguros sociales y la presentación de las declaraciones fiscales correspondientes, como el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (I.R.P.F.). El objetivo es asegurar el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales relacionadas con el personal de la comunidad.

Reclamaciones extrajudiciales y judiciales a propietarios morosos:

En ocasiones, puede haber propietarios que no cumplan con el pago de las cuotas correspondientes a la comunidad. En estos casos, el administrador puede encargarse de realizar reclamaciones extrajudiciales, enviando recordatorios de pago y buscando acuerdos amistosos. Si estas gestiones no tienen éxito, puede ser necesario iniciar reclamaciones judiciales para recuperar las deudas pendientes. El administrador puede colaborar con abogados o procuradores para llevar a cabo este proceso legal.

Gestión de tramitación de siniestros:

Cuando ocurren siniestros o incidentes en las propiedades de la comunidad, como inundaciones, incendios o daños estructurales, el administrador puede encargarse de gestionar la tramitación de los siniestros. Esto implica comunicarse con las compañías de seguros, presentar las correspondientes reclamaciones y colaborar con los peritos y expertos para evaluar los daños y coordinar las reparaciones necesarias.

Gestión de obras y solicitud de subvenciones:

En el caso de que se realicen obras de mejora o rehabilitación en la comunidad, el administrador puede encargarse de su gestión. Esto implica coordinar los trabajos con los contratistas, supervisar la ejecución de las obras, asegurarse de que se cumplan los plazos y presupuestos, y solicitar las subvenciones disponibles para financiar dichas obras, en caso de que sea aplicable.

Trámites ante las administraciones públicas y organismos oficiales, etc.:

El administrador de la comunidad puede actuar como intermediario entre la comunidad y las administraciones públicas y organismos oficiales. Esto implica realizar trámites y gestiones ante entidades como el Registro de la Propiedad, el Catastro, el Ayuntamiento u otras instituciones relevantes. Estos trámites pueden incluir la obtención de certificados, la solicitud de licencias o permisos, y la presentación de documentación requerida, entre otros.

Confección y gestión de todas las declaraciones fiscales que correspondan a la Comunidad (mod. 303, 390, 111, 347, 184, etc.):

El administrador se encarga de la confección y gestión de todas las declaraciones fiscales necesarias para la comunidad. Esto implica la presentación de los diferentes modelos tributarios exigidos por la legislación fiscal, como el modelo 303 (declaración trimestral de IVA), el modelo 390 (declaración resumen anual de IVA), el modelo 111 (retenciones de IRPF), el modelo 347 (operaciones con terceros) o el modelo 184 (declaración informativa de comunidades de propietarios), entre otros. El objetivo es asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de la comunidad y evitar posibles sanciones o problemas con la administración tributaria.